¿Cuáles son los mejores asistentes de reuniones con IA?
El simple concepto de un "asistente de reuniones con inteligencia artificial" sería un galimatías hace sólo unos años. La IA ha avanzado mucho en poco tiempo. Aunque el nivel de riesgo aún no está a la altura de Skynetdefinitivamente nos estamos aventurando en territorio desconocido. Así que mientras la humanidad espera a que la IA tome las riendas, podemos aprovechar al máximo la tecnología, ¿no?
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¿Cómo hemos llegado hasta aquí? Notas de reunión, así es como
Lo creas o no, el secreto de nuestro éxito a la hora de navegar por los parajes salvajes de la evolución del lugar de trabajo tiene un humilde héroe en su núcleo: ¡las notas de las reuniones!
Sí, esos diligentes garabatos y notas mecanografiadas que recogen cada "¡ajá!" y "¡oh!" nos han guiado desde las caóticas conferencias hasta los simposios racionalizados. Han sido los organizadores olvidados en segundo plano, vendiendo libretas amarillas y rosas, asegurándose de que cada idea brillante (y cada metedura de pata ocasional) no se escapara por las rendijas. Idear el marco perfecto para tomar notas en las reuniones se convirtió en una ciencia.
Las notas de reunión han revolucionado silenciosamente nuestras reuniones... y durante más de un siglo nada cambió (aparte de la máquina de escribir que hizo las notas más claras y el ordenador que las hizo editables y fácilmente compartibles), hasta que hace muy poco las grabaciones se hicieron posibles y accesibles a través de las principales aplicaciones de videoconferencia, y los avances en PNL (Procesamiento del Lenguaje Natural) nos trajeron transcripciones y un mayor análisis del contenido.
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¿Qué es un asistente de reuniones IA?
Los asistentes de reuniones IA son asistentes virtuales dotados de inteligencia artificial. Algunos dicen que son sólo una herramienta de productividad... Nosotros creemos que son mucho más.
Piense en Siri o Alexa, pero menos molestas. Son la evolución natural de lo que se conoce como herramientas de automatización y colaboración en el lugar de trabajo, basadas en los avances de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.
Las primeras soluciones para reuniones se centraban únicamente en la programación y los recordatorios, pero los modernos asistentes de IA han ampliado considerablemente su alcance. Ahora ofrecen una serie de funciones avanzadas de IA, como la transcripción, el resumen de transcripciones y la extracción de información clave, además de dar soporte a todo el ciclo de vida de una reunión, desde la programación hasta el análisis posterior a la reunión y la formación de todo el equipo.
Ayudan a organizar reuniones sugiriendo horarios óptimos para todos los participantes e integrándose perfectamente en los calendarios de las organizaciones. Durante las reuniones, ofrecen servicios de transcripción y resaltado en tiempo real.
Después de la reunión, los asistentes de reuniones con IA siguen añadiendo valor con análisis de opiniones y oradores, con capacidades de toma de notas valiosas para todos los participantes en la reunión, haciendo un seguimiento de la finalización de los puntos de acción, facilitando el seguimiento e incluso sugiriendo más reuniones si es necesario.
El objetivo de un asistente de reuniones con IA es agilizar el proceso de reunión y ayudar a los usuarios a ser más productivos y eficaces en sus reuniones. Esto significa que puedes pasar menos tiempo en reuniones y más tiempo siendo creativo.
Glosario de asistentes de reuniones AI
- Plataforma de reuniones - También conocida como herramienta de videoconferencia, como Google Meet, Zoom o Microsoft Teams.
- Grabación de reuniones - Los asistentes de reuniones son conocidos por dejar constancia de la reunión. Esto puede hacerse con un archivo de vídeo + audio o, en algunos casos, solo con este último.
- Transcripciones - Convertir vídeo en texto fue el bombazo de la década de 2010 y la razón por la que algunos de los primeros grabadores de reuniones se hicieron populares.
- Precisión de la transcripción - La precisión de la transcripción humana suele ser superior al 95%. La mayoría de los grabadores de reuniones que existen tienen una precisión superior al 90%. Los matices complejos y los proyectos individuales siguen estando orientados a transcriptores humanos para obtener mejores resultados.
- Momentos clave - Suelen ser momentos importantes durante una reunión que merece la pena destacar y resumir. Capturar los momentos clave de las reuniones se ha convertido en una función imprescindible para los asistentes a reuniones.
- Elementos de acción - Tareas críticas específicas que se acuerdan durante una reunión para que las lleven a cabo personas o grupos designados, normalmente derivadas de los puntos de debate y las decisiones tomadas durante la reunión. Cada punto de acción suele incluir una descripción clara de la tarea, la persona o el equipo responsable de llevarla a cabo y un plazo para su realización.
- Inteligencia conversacional - La capacidad de los sistemas de IA para entender y entablar un diálogo similar al humano durante las reuniones. Puede consistir en interpretar la voz o el texto, reconocer a los distintos interlocutores, comprender el contexto y responder de forma pertinente y útil.
- Notas de reunión - La generación automatizada de notas de reunión es una aplicación vital de la inteligencia conversacional. Las herramientas de IA capturan y transcriben automáticamente las conversaciones durante una reunión, identifican los puntos clave, las decisiones y los elementos de acción, y organizan esta información en notas concisas y fáciles de leer. Esta funcionalidad permite a los participantes centrarse en la conversación sin preocuparse de tomar notas. En los últimos meses, las notas de reunión generadas por IA han evolucionado hasta el punto de que pueden personalizarse para resaltar temas o palabras clave específicos y pueden buscarse, lo que facilita a los asistentes la recuperación de información después de la reunión.
- Resúmenes de reuniones - La posibilidad de preguntar a un modelo de IA cualquier cosa sobre una reunión o conjunto de reuniones existentes se ha hecho más popular con el reciente aumento de la precisión de la IA y la progresiva caída de los costes que permiten computar más datos y alimentar los modelos de IA.
- Análisis de sentimiento - El análisis de sentimiento es una técnica utilizada en el procesamiento del lenguaje natural (PLN) y la IA para determinar el tono emocional que subyace en un cuerpo de texto. Esta capacidad permite a los ordenadores comprender las actitudes, opiniones y emociones expresadas en el lenguaje hablado o escrito. El análisis de sentimientos es un tema muy debatido debido a que los sistemas de IA siguen siendo poco fiables y no pueden dar cuenta de las diferencias culturales, los matices narrativos complejos, el ingenio o la ironía, ¡todo parte de lo que nos hace humanos después de todo! Para evitar la rápida expansión de este tipo de análisis a campos como la evaluación de empleados, el análisis de sentimientos se ha prohibido en la UE mediante la Ley de IA de la UE.
2024: El año de la Inteligencia Conversacional
2024 ha sido etiquetado como "El Año de la Inteligencia Conversacional", marcando un hito importante en la forma en que la inteligencia artificial da forma a la comunicación, las conversaciones y la interacción humanas, especialmente en los sectores empresarial y de atención al cliente.
A lo largo de 2024, el impacto de la inteligencia conversacional se ha hecho cada vez más visible. Las empresas han adoptado asistentes basados en IA no solo para gestionar las consultas de los clientes de forma más eficiente, sino también para ofrecer una experiencia más personalizada. Los asistentes con funciones de IA son ahora capaces de interpretar los matices del discurso del cliente, reconocer las emociones y adaptar las respuestas en consecuencia. Esto ha aumentado la satisfacción y la fidelidad de los clientes, ya que las interacciones se asemejan más a las que se producen con representantes humanos cualificados.
Además, el auge de la inteligencia conversacional ha transformado las prácticas empresariales internas, más concretamente en el espacio de los asistentes de reuniones y las herramientas de colaboración, donde estos sistemas empezaron a equiparse con sofisticadas capacidades de IA que ahora se están convirtiendo en estándar en los entornos corporativos.
Agilizan los procesos de las reuniones generando automáticamente actas, haciendo un seguimiento de los puntos de acción e incluso sugiriendo puntos del orden del día basados en patrones de debate. Esto libera a los participantes humanos para que se centren en la toma de decisiones más estratégicas y en tareas creativas, lo que aumenta significativamente la productividad.
¿Por qué debemos utilizar asistentes de reuniones con IA?
Como en todo, la IA automatiza y optimiza las reuniones para hacerlas más eficaces y productivas para nosotros, míseros humanos.
Aprovechando la inteligencia conversacional, los asistentes de reuniones con IA mejoran estas interacciones virtuales analizando las reuniones en tiempo real, haciendo un seguimiento del tiempo de conversación y el sentimiento de los oradores, y proporcionando métricas y perspectivas clave para mejorar la productividad y la colaboración de su equipo.
Además, los asistentes de reuniones con IA ofrecen un resumen completo de la reunión, que incluye un análisis en profundidad de los participantes, el tiempo que hablaron durante la reunión, una comparación de todos los participantes y un resumen de la información clave, como métricas y fechas de la reunión.
¿Cómo pueden los equipos de producto utilizar la IA en las reuniones?
Los equipos de producto pueden utilizar un asistente de reuniones con IA de varias maneras:
- Mejor programación y gestión de recordatorios: Habrá menos conflictos de calendario y una visión más precisa de quién asiste a una reunión, lo que garantiza una cobertura completa de todas sus reuniones.
- Mayor colaboración: Con reuniones bien documentadas, todo el mundo se mantiene al tanto, aunque no estuviera en la convocatoria
- Ideas y recomendaciones: Perfecciona un discurso de ventas o hazte una idea de a quién se escucha menos en las reuniones.
- Productividad mejorada: Con menos tiempo dedicado a tomar notas manualmente o a reubicar un insight en grabaciones de 2 horas, tendrás más tiempo para el trabajo que realmente importa.
- Análisis de sentimientos: Al hablar con usuarios o clientes, este tipo de descodificación puede dar una idea del estado de ánimo del usuario al tener en cuenta pistas emocionales que quizá hayas pasado por alto.
- Actas de reuniones y seguimiento de acciones: ¿Por qué organizarse cuando un asistente de IA puede hacerlo por ti?
¿En qué puede beneficiar a los usuarios investigadores?
Y lo que es más importante, un asistente de IA para reuniones puede ayudar a los usuarios investigadores en todos los puntos antes mencionados, como ahorrar tiempo, mejorar la productividad y potenciar la colaboración.
Sin embargo, una herramienta de reunión de IA también puede ayudar a los investigadores de UX a cotejar su investigación de usuarios analizando grandes cantidades de datos cualitativos en cuestión de momentos. Puede identificar temas y patrones en el comportamiento de los usuarios, lo que ayuda al investigador de usuarios a descubrir ideas que de otro modo podrían haber pasado desapercibidas (o haber tardado años en recopilar). Esto incluye la identificación de puntos de discusión clave que son cruciales para comprender los comentarios y el comportamiento de los usuarios.
En resumen, la IA puede hacer muchas cosas complejas en mucho menos tiempo.
Elegir el asistente de reuniones con IA adecuado
Antes de profundizar en la lista de asistentes de reuniones con IA, cabe señalar que la mayoría de ellos, incluidos los que vamos a analizar, ofrecen funciones como la transcripción en directo de las reuniones, la precisión y solidez de las transcripciones, el resumen de las reuniones, la obtención de información a partir del texto y la gestión de tareas administrativas como la programación, la preparación de la agenda, la transcripción, el seguimiento de los puntos de acción y la recopilación de comentarios. Esto simplemente no es factible... todavía. Y lo que es más importante, estos asistentes se integran a la perfección con las herramientas de videoconferencia más populares, mejorando las reuniones de Microsoft Teams , Zoom y Google Meet con funciones como la transcripción, la grabación y la generación de resúmenes de reuniones específicos para las reuniones de Microsoft Teams .
Ten en cuenta que las herramientas de IA para reuniones, aunque inteligentes, a menudo no saben leer entre líneas o les cuesta captar la ironía. No son perfectas. Tampoco saben qué detalles pueden ser especialmente importantes para usted y su organización. Por eso siempre recomendamos utilizar una aplicación de grabación de reuniones para combinar lo mejor de ambos mundos.
Una vez aclarado esto, la elección de los mejores asistentes de reuniones dependerá totalmente de sus necesidades. Hemos dividido la lista en categorías:
- El mejor para grabar reuniones
- El mejor para transcribir reuniones
- El mejor tomando notas de reuniones
- El mejor generador de resúmenes de reuniones
- Mejor integración con otras herramientas
El mejor para formar a su equipo de ventas
Habrá cierto solapamiento, porque algún asistente de reuniones con IA será la herramienta principal para múltiples casos de uso.
Recomendamos saltar a la sección que le interese, en función de sus necesidades principales de una herramienta de reuniones con IA. Entre las mejores opciones, los usuarios pueden encontrar "asistentes de reuniones gratuitos" que ofrecen valiosas funciones sin coste alguno.
"Las herramientas y tecnologías que hemos desarrollado son realmente las primeras gotas de agua en el vasto océano de lo que la IA puede hacer".
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Mejor asistente de reuniones para grabar reuniones
Al igual que ocurre con las funciones de transcripción, la grabación de reuniones se ha convertido en un juego de mesa en el que la mayoría de los actores ofrecen funciones de grabación. Sin embargo, creemos que es importante saber qué hay que buscar y en qué se diferencian la mayoría de las empresas en su oferta de grabación de reuniones.
Características de grabación que debes tener en cuenta:
- Asignación para reuniones (minutos/número de reuniones)
- Posibilidad de cargar reuniones existentes
- Capacidad de almacenamiento
- Duración del almacenamiento
- Plataformas compatibles
- Posibilidad de grabar varias reuniones al mismo tiempo.
- Posibilidad de descargar grabaciones
- Capacidad para capturar diapositivas
- Comprueba quién ha visto tu grabación
De los asistentes de reuniones con IA que hemos analizado, estas son las principales diferencias encontradas:
- Todos tienen asignaciones para reuniones excepto tl;dv, Fathom y Sybill.
- Otter no graba vídeo.
- Fireflies no graba vídeo en el plan Gratuito.
- tl;dv es el único que permite reuniones simultáneas ilimitadas. Fathom y Grain no ofrecen esta funcionalidad.
El mejor asistente para transcribir reuniones
Transcribir y grabar reuniones son funciones que se ponen sobre la mesa. Sin embargo, no todos los asistentes de reuniones ofrecen lo mismo.
Características de la transcripción que debe tener en cuenta:
Es importante saber qué buscar:
- Transcribir en varios idiomas
- Divide la transcripción por orador
- Identificar altavoces automáticamente
- Transcribir con gran precisión (>90%)
- Editar transcripciones
- Añadir vocabulario personalizado
- Transcripciones descargables
- Transcripciones compartibles
- Crear clips a partir de transcripciones
De los asistentes de reuniones con IA que hemos analizado:
- Otter se queda corto al ofrecer únicamente la transcripción en inglés y no identificar automáticamente a los hablantes. Fathom sólo ofrece 6 idiomas frente a los más de 30 que ofrece tl;dv.
- Sólo tl;dv, Fathom y Grain ofrecen videoclips a partir de transcripciones.
Fathom obtuvo su bombo y fue acuñado como el "tomador de notas gratuito". Teníamos curiosidad por saber cómo se comparaba con tl;dv cuando fueron utilizados por los equipos, y se quedaron con un poco de decepción...
Mejor asistente de reuniones con IA para tomar notas
Mientras que las grabaciones y transcripciones de reuniones están en el candelero, los recientes avances en IA han introducido algunos cambios en el mundo de la toma de notas, permitiendo una sofisticación cada vez mayor en la capacidad de utilizar IA para tomar y procesar notas de reuniones.
Esto es lo que debes tener en cuenta al comparar los asistentes de reuniones con IA en cuanto a sus capacidades para tomar notas.
Funciones para tomar notas que te deben interesar
- Capture momentos durante las reuniones.
- AI Notas por tema cubierto.
- Capacidad para identificar preguntas.
- Capacidad para identificar acciones y próximos pasos.
- Capacidad para asignar acciones a las personas.
- Notas AI personalizadas (notas segmentadas según los criterios que elija).
- Posibilidad de etiquetar personas en las notas.
- Posibilidad de añadir notas manuales.
- Posibilidad de añadir comentarios a las notas existentes.
Esto es lo que se desprende de nuestro análisis:
- Todas y cada una de las plataformas ofrecen notas de reunión generadas por IA.
- No se pueden personalizar las notas AI en Fathom, todas las demás plataformas permiten algún tipo de personalización, aunque no se pueden personalizar las notas AI en Grain en su plan gratuito.
- La detección de preguntas no está disponible en el plan gratuito de Fireflies . Todas las demás plataformas lo ofrecen.
- Fathom y tl;dv le permiten capturar momentos durante las reuniones. Fathom , sin embargo, le permite compartir estos momentos durante la reunión, mientras que tl;dv los pone a disposición después de la llamada.
Mejor asistente de reuniones con IA para resúmenes de reuniones
Los resúmenes de reunión son el siguiente nivel de notas de reunión que puede esperar de un asistente de reuniones con IA.
Mientras que con AI Meeting Notes puede generar notas estructuradas de sus reuniones, con AI Meeting Summaries puede crear informes concisos de sus reuniones basados en indicaciones o plantillas específicas. Aquí es donde la mayoría de los asistentes de reuniones difieren en su oferta.
Resumen de la reunión características que deben importarle
- Pregúntale a AI cualquier cosa sobre tus reuniones individuales.
- Pregunte a AI sobre otras reuniones de su organización.
- Genere informes sobre varias reuniones al mismo tiempo.
- Programe informes para que se ejecuten a horas predeterminadas.
- Reciba resúmenes de IA en su pila de herramientas (Slack, CRM, Notion, etc.).
Esto es lo que se desprende de nuestro análisis:
- Fathom no ofrece resúmenes de las reuniones.
- Sybill genera resúmenes posteriores a las reuniones.
- Grain te permite preguntar cualquier cosa a su IA en reuniones individuales, pero nada a escala.
- Otter te permite preguntar cualquier cosa sobre reuniones individuales o sobre toda tu biblioteca de reuniones, de forma similar a un chatbot.
- tl;dv va un paso más allá y le permite filtrar la biblioteca de reuniones de su organización y pedir a la IA que informe sobre cualquier cosa que desee en un subconjunto de reuniones.
- Además, tl;dv le permite programar cualquier informe para que se ejecute con una cadencia determinada (es decir, cada semana, cada X días) y cubra todas las reuniones, dentro de ese período, que coincidan con sus filtros (véase la captura de pantalla a continuación). Los informes se pueden enviar automáticamente a Slack, CRM, Notion y prácticamente cualquier aplicación a través de Zapier.
En definitiva, tl;dv ofrece una combinación más completa de funciones de resumen y automatización, que permite crear un flujo de trabajo completo en torno a las reuniones como ningún otro.
El mejor asistente de reuniones con inteligencia artificial para integrarlo en su pila de herramientas
La grabación, la transcripción, la toma de notas y la generación de resúmenes son funciones magníficas cuando se puede hacer algo con ellas.
Si sólo viven en otra plataforma, entonces son más bien una sobrecarga añadida y una carga en su flujo de trabajo.
Las integraciones solucionan este problema al integrar los resultados de su asistente en las herramientas con las que ya trabaja.
¿Qué debe tener en cuenta a la hora de evaluar las integraciones con un asistente de reuniones con inteligencia artificial?
- Disponibilidad en planes gratuitos
- Herramientas populares frente a herramientas desconocidas
- Número de integraciones
- Compartir los resultados de las reuniones (grabación, notas, resúmenes) directamente con las integraciones
Esto es lo que hemos aprendido de cada uno de nuestros asistentes de reuniones con IA:
- tl;dv ofrece integraciones de Slack y correo electrónico en su plan gratuito, además de más de 6000 aplicaciones accesibles a través de Zapier y todo puede ser compartido automáticamente (piensa en grabaciones, transcripciones, notas y resúmenes). Fireflies tiene capacidades similares, sin embargo, la falta de flujos de trabajo automatizados impide que las integraciones funcionen plenamente sin intervención manual.
- Fathom debe ser el primo pobre en este análisis. A pesar de ofrecer una integración CRM nativa en su plan gratuito, solo disponen de un puñado de aplicaciones con las que pueden integrarse, lo que limita la sobrecarga necesaria para asegurarse de que los resultados de las reuniones terminan donde deberían.
- Grain tiene un completo conjunto de integraciones (¡algunas nativas también!) de forma similar a tl;dv o Fireflies - sin embargo no se puede encontrar nada en el plan gratuito. Cero. Nada. Niente.
- Los esfuerzos de Sybill se centran en integrarse directamente con Gong o Chorus. Aparte de eso, ofrecen integraciones de correo electrónico, Slack y CRM. Pensamos que alguna aplicación de recursos de conocimiento como Notion podría haber merecido algo de atención aquí. Tampoco encontramos integraciones Zapier/Make.
El mejor asistente de reuniones con IA para ayudarte a entrenar a tu equipo de ventas
El futuro de los asistentes de reuniones es aprovechar sus capacidades de interpretación para ayudarle a obtener mejores resultados.
Estas capacidades son especialmente interesantes para los responsables de ventas y de éxito con los clientes. Las interacciones en las reuniones de estos equipos están muy relacionadas con la generación de ingresos, por lo que cualquier tipo de mejora de los procesos que pueda mejorar el rendimiento general de las reuniones es muy apreciada por los responsables de ingresos.
La siguiente iteración de estas herramientas ya está aquí, y ofrece funciones como análisis de oradores, supervisión de playbook y descubrimiento de oportunidades de mejora.
Actualmente ya hay un par de actores que están invirtiendo en esto, como por ejemplo tl;dv con sus funciones de plan de negocio (posibilidad de medir cada reunión en función de marcos personalizados o comunes como BANT o MEDDIC, o de destacar las oportunidades de mejora en la gestión de las objeciones), Gong o Sybill (información detallada sobre el rendimiento de los oradores).
Concluyendo: El mejor asistente de reuniones con IA para 2024
Elegir el asistente de reuniones con IA adecuado consiste en comprender sus necesidades específicas y cómo pueden satisfacerlas las distintas herramientas.
Para una automatización e integración avanzadas
Si su prioridad es automatizar los flujos de trabajo de las reuniones para descubrir tendencias e integrar estos conocimientos directamente en sus herramientas existentes, tl;dv es la solución ideal.
No solo graba, transcribe y resume tus reuniones en las principales plataformas como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, sino que también ofrece una integración perfecta con más de 5000 herramientas a través de Zapier.
Esto lo hace increíblemente eficaz para los equipos que necesitan agilizar su flujo de trabajo y mejorar la productividad mediante un mejor uso de la información de las reuniones.
Para conocimientos básicos de IA sin grabación de vídeo
Para los que quieren beneficiarse de las ventajas de la inteligencia artificial pero no necesitan funciones de grabación de vídeo, Otter es una gran elección.
Sin embargo, cabe señalar que Otter carece de funciones de grabación de vídeo.
Si la grabación de vídeo es importante para usted, tl;dv sigue siendo un contendiente de primera, ya que ofrece una captura de vídeo completa junto con sus otras características.
Para tomar notas personalizadas
Si su principal preocupación es disponer de notas ordenadas y personalizables de sus reuniones, Fireflies debería añadirse a su conjunto de herramientas junto con tl;dv y Otter. Fireflies está diseñado para proporcionar notas personalizables de las reuniones, mejorando la organización y recuperación de la información de las reuniones.
Plantilla básica de notas de reunión
Para quienes prefieren la sencillez y se conforman con una plantilla estándar de notas de reunión sin necesidad de una integración profunda ni funciones avanzadas, herramientas como Sybill y Fathom son suficientes.
Estas herramientas ofrecen funcionalidades básicas que cubren las necesidades esenciales sin la complejidad de plataformas más avanzadas.
En conclusión, la elección de un asistente de reuniones con IA debe estar en consonancia con sus necesidades específicas, ya se trate de una integración profunda y una automatización avanzada con tl;dv, de conocimientos básicos de IA con Otter, de notas personalizables con Fireflies, o de un uso sencillo de plantillas con Sybill y Fathom. Cada herramienta tiene sus puntos fuertes y se adapta mejor a distintos tipos de usuarios y requisitos.
